在租赁打印机时，隐性费用可能潜藏在合同条款、服务细则或使用过程中，需从前期调研、合同审核到后期使用全流程规避。以下是具体策略及注意事项：

一、前期调研：选择透明化租赁商

优先筛选正规品牌或平台

选择知名度高、口碑良好的租赁公司（如连锁办公设备租赁商、知名品牌官方租赁服务），避免与个人或小作坊式服务商合作。正规商家通常会明确公示收费项目，减少 “模糊定价” 风险。

要求提供详细报价清单

主动向租赁商索要包含所有费用的书面报价单，明确以下内容：

基础租金：是否包含耗材、维护等服务？

额外收费项：超印费、加急维修费、耗材溢价等是否明确标注？

示例：某租赁商报价单需注明 “月租金 200 元（含 500 张黑白打印），超印按 0.1 元 / 张收取”，避免 “超印费另算” 等模糊表述。

二、合同审核：逐条拆解隐性条款

1. 重点关注 “额外收费” 条款

隐性费用风险点 规避方法

超印费陷阱 合同中明确 “月基础印量” 及 “超印单价”，例如 “月免费打印 1000 张，超过部分黑白 0.08 元 / 张，彩色 0.5 元 / 张”，避免 “按市场价收取” 等模糊约定。

耗材强制购买 确认是否必须使用租赁商提供的耗材，若需自购，需明确耗材品牌、型号及是否影响保修。例如：“可使用第三方耗材，但需符合设备兼容标准，否则维修费用自理”。

非人为损坏维修费 明确 “设备正常使用下的故障维修是否免费”，避免合同中 “一切维修需收取上门费 50 元” 等不合理条款。

提前退租违约金 约定退租条件（如租期未满 6 个月需支付违约金），并明确违约金计算方式（如 “按剩余租期租金的 30% 收取”），避免 “按总租金的 50% 赔偿” 等高额条款。

2. 警惕 “捆绑服务” 与 “隐藏成本”

是否强制购买附加服务：例如租赁商要求 “必须搭配购买纸张套餐”，需拒绝或协商取消。

押金退还条款：明确押金金额、退还时间（如退租后 30 个工作日内）及扣除条件（如设备损坏按实际维修费用扣除），避免 “押金可退，但需扣除服务费” 等模糊表述。

三、使用过程：规范操作与记录

建立使用台账，监控印量

每月记录打印机计数器读数，对比合同约定的基础印量，避免租赁商以 “超印” 为由额外收费。若发现印量异常，及时与租赁商核对。

非必要服务拒绝 “默认开通”

租赁商可能推荐 “加急维修服务”“高级耗材套餐” 等增值服务，明确表示 “无需额外服务”，并在合同中注明 “未书面确认的增值服务不产生费用”。

耗材耗尽前提前沟通

当耗材即将用完时，提前联系租赁商确认是否免费更换，避免因 “自行购买非指定耗材” 被追责，或租赁商以 “紧急配送” 为由收取额外费用。

四、退租环节：避免验收纠纷

提前预约专业验收

退租前 7-10 天通知租赁商，要求双方共同到场验收设备，拍摄设备外观、功能状态（如打印测试页）的照片或视频作为证据。

核对配件与损耗标准

按合同清单清点配件（如电源线、硒鼓、说明书等），确认 “正常损耗” 范围（如外壳轻微划痕可接受，主板损坏需赔偿），避免租赁商以 “过度磨损” 为由扣费。

索要书面验收报告

验收完成后，要求租赁商出具 “设备无损坏、配件齐全” 的书面证明，并注明押金退还日期，避免口头承诺导致纠纷。

五、其他注意事项

保留所有沟通记录：将邮件、聊天记录（如微信、短信）、报价单、合同等文件归档，若发生纠纷可作为证据。

明确投诉渠道：在合同中注明租赁商的投诉电话、邮箱，或提前查询市场监管部门投诉方式，以便维权。

通过以上步骤，可系统性规避隐性费用，确保租赁成本透明可控。核心原则是：任何费用条款必须书面明确，拒绝口头承诺和模糊表述。